Depuis le 1^er septembre 2026, la réforme de la facturation électronique est entrée dans sa première phase d’application. Toutes les entreprises concernées doivent désormais pouvoir recevoir des factures électroniques. L’obligation d’émission s’applique, quant à elle, progressivement selon leur taille.

Pennylane fait partie des plateformes agréées par l’administration pour transmettre et recevoir ces nouveaux flux. Son utilisation peut faciliter la transition, à condition de préparer correctement les données, les outils et les procédures internes de l’entreprise.

Ce guide présente les principales obligations à connaître et les étapes à suivre pour organiser la facturation électronique avec Pennylane.

Facturation électronique : qu’est-ce qui change concrètement ?

Une facture électronique n’est pas simplement une facture au format PDF envoyée par email. Dans le cadre de la réforme, elle doit contenir des données structurées permettant son traitement automatique et circuler par l’intermédiaire d’une plateforme agréée.

Deux mécanismes complémentaires sont prévus :

• l’e-invoicing, qui concerne l’émission et la réception des factures entre entreprises établies en France et assujetties à la TVA ;
• l’e-reporting, qui concerne la transmission à l’administration de certaines données relatives notamment aux ventes réalisées avec des particuliers ou avec des clients établis à l’étranger.

Cette évolution modifie donc la manière dont les factures sont créées, transmises, reçues, contrôlées et intégrées à la comptabilité.

Quel est le calendrier de la facturation électronique ?

Le déploiement de la réforme est progressif. La date applicable dépend de la taille de l’entreprise et de la nature de l’obligation.

Depuis le 1^er septembre 2026, toutes les entreprises concernées doivent donc avoir choisi une plateforme leur permettant de recevoir leurs factures fournisseurs.

Les PME, TPE et microentreprises disposent d’un délai supplémentaire pour l’émission. Elles doivent néanmoins préparer dès maintenant leurs outils et leurs procédures afin d’éviter une mise en conformité précipitée en 2027.

Le calendrier détaillé peut être consulté sur le site officiel de Service Public Entreprendre.

Quel est le rôle de Pennylane dans la réforme ?

Pennylane figure dans la liste officielle des plateformes agréées publiée par l’administration fiscale.

Une plateforme agréée assure la circulation des factures électroniques entre les entreprises. Elle peut émettre, transmettre et recevoir les factures, extraire les données attendues par l’administration et communiquer avec les plateformes choisies par les clients et les fournisseurs.

Pour une entreprise déjà équipée de Pennylane, la réforme peut ainsi être intégrée à un environnement qui regroupe la facturation, les pièces comptables, les opérations bancaires et les échanges avec le cabinet chargé du suivi comptable.

Comment Pennylane peut-il simplifier le traitement des factures ?

Centraliser les documents

Les factures clients, les factures fournisseurs et les justificatifs peuvent être regroupés dans un même environnement. Cette centralisation limite la dispersion des documents entre les emails, les dossiers partagés et les différents logiciels utilisés par l’entreprise.

Réduire les ressaisies

L’exploitation de données structurées permet d’automatiser une partie du traitement des factures. Les équipes peuvent ainsi consacrer davantage de temps à la vérification des informations, au suivi des anomalies et au contrôle des paiements.

Suivre plus facilement les flux

Un environnement commun facilite le suivi des documents reçus, des factures émises et de leur état de traitement. Il améliore également le rapprochement avec les mouvements bancaires et la visibilité sur les règlements attendus.

Fluidifier les échanges comptables

Lorsque l’entreprise et son cabinet utilisent le même outil, les pièces et les données sont disponibles plus rapidement. Cette organisation réduit les échanges de fichiers et facilite l’identification des documents manquants ou des opérations nécessitant une vérification.

Pourquoi l’accompagnement reste-t-il important ?

Le choix d’une plateforme agréée ne règle pas, à lui seul, toutes les questions liées à la réforme. L’entreprise doit également déterminer comment les factures circulent en interne, qui contrôle les informations et comment les anomalies sont traitées.

L’accompagnement comptable peut notamment porter sur :

• l’analyse des pratiques actuelles de facturation ;
• la vérification des données clients et fournisseurs ;
• l’identification des opérations soumises à l’e-invoicing ou à l’e-reporting ;
• la définition des circuits de validation ;
• le paramétrage des accès et des responsabilités ;
• le contrôle de l’intégration des factures dans la comptabilité ;
• la formation des utilisateurs.

Si vous recherchez un accompagnement plus global autour de la solution, consultez notre page consacrée à la recherche d’un expert-comptable spécialisé Pennylane.

Comment préparer son entreprise avec Pennylane ?

1. Cartographier les flux de facturation

La première étape consiste à identifier comment les factures sont actuellement créées, envoyées, reçues, contrôlées et enregistrées. Il faut également recenser les logiciels et les personnes qui interviennent à chaque étape.

2. Vérifier les données de référence

Les informations concernant l’entreprise, ses établissements, ses clients et ses fournisseurs doivent être exactes. Les numéros SIREN et SIRET, les adresses de facturation, les numéros de TVA et les coordonnées des différents interlocuteurs doivent notamment être vérifiés.

3. Définir les circuits de validation

L’entreprise doit déterminer qui réceptionne les factures, qui les contrôle, qui les valide et qui traite les éventuelles erreurs. Cette organisation doit rester suffisamment simple pour être appliquée au quotidien.

4. Paramétrer les utilisateurs et leurs droits

Les accès doivent correspondre aux responsabilités de chacun. Un collaborateur chargé de déposer des justificatifs n’a pas nécessairement besoin des mêmes droits qu’une personne responsable de la validation des paiements ou du suivi financier.

5. Tester le fonctionnement retenu

Avant de généraliser la nouvelle organisation, il est utile de tester plusieurs situations : réception d’une facture fournisseur, émission d’une facture client, rejet d’un document ou correction d’une information erronée.

6. Former les personnes concernées

Les utilisateurs doivent savoir où retrouver les factures, comment les contrôler et à qui signaler une anomalie. Une procédure courte et claire facilite l’adoption du nouveau fonctionnement.

Que vérifier si votre entreprise utilise déjà Pennylane ?

Une entreprise déjà équipée ne doit pas considérer que sa préparation est automatiquement terminée. Il reste nécessaire de contrôler :

• les informations légales enregistrées dans le compte ;
• les coordonnées des clients et des fournisseurs ;
• les droits attribués aux utilisateurs ;
• les circuits de création et de validation des factures ;
• la gestion des différents établissements ;
• la répartition des tâches entre l’entreprise et son cabinet ;
• les modalités de traitement des rejets et des anomalies.

Cette vérification permet de s’assurer que l’outil est réellement adapté aux nouveaux flux et qu’il ne subsiste pas de zones de responsabilité mal définies.

Transformer une obligation en amélioration de gestion

La facturation électronique impose de nouvelles règles, mais elle constitue aussi une occasion de revoir des procédures devenues trop manuelles ou trop dispersées.

Bien préparée, la transition peut améliorer la circulation des documents, réduire les ressaisies, accélérer le traitement comptable et donner au dirigeant une vision plus régulière de ses factures et de ses règlements.

Vous souhaitez vérifier votre organisation ou être orienté vers un professionnel qui maîtrise Pennylane ? Présentez-nous votre besoin afin d’identifier l’accompagnement adapté à votre entreprise.

FAQ sur la facturation électronique avec Pennylane